Praca grupowa jest konieczna w firmach zwłaszcza przy realizacji wszelkiego rodzaju przedsięwzięć. Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań z użyciem poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero z użyciem zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą wydajniej zorganizować pracę, sprawniej przydzielać zadania a w efekcie wykonać założenia projektu w ustalonym terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej warto przemyśleć swoje potrzeby i sprawdzić , czy narzędzie zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, przyznaje określone uprawnienia i przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom służącym pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma również możliwość uzyskiwania raportów określających poziom zaawansowania prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności poszczególnych wykonawców. Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.